Podstawowe informacje

Invoice Ninja to nowoczesny, rozwijany od wielu lat system do wystawiania faktur i zarządzania sprzedażą, z którego korzystają przedsiębiorcy na całym świecie. Aplikacja jest dostępna jako rozwiązanie typu self-hosted, dzięki czemu wszystkie dane pozostają na własnym serwerze użytkownika, bez konieczności korzystania z usług zewnętrznych. Oprogramowanie oferuje bogaty zestaw funkcji, aktywnie rozwijane API oraz możliwość integracji z innymi systemami.

Nasz zespół przygotował polską wersję Invoice Ninja, dostosowaną do obowiązujących przepisów prawa oraz wymagań przedsiębiorców prowadzących działalność w Polsce. Projekt rozwijany jest jako nakładka na oryginalną aplikację, dzięki czemu zachowuje zgodność z kolejnymi wersjami Invoice Ninja i umożliwia łatwe aktualizacje.

Najważniejsze funkcje

Polska wersja obejmuje między innymi:

• pełną obsługę polskich stawek VAT,
• dostosowanie dokumentów do polskich wymagań,
• integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF),
• automatyczne generowanie i wysyłkę faktur do KSeF,
• pobieranie numerów KSeF oraz Urzędowych Poświadczeń Odbioru (UPO),
• przechowywanie plików XML, UPO oraz wizualizacji dokumentów,
• obsługę wielu firm, użytkowników i walut,
• faktury, oferty, zamówienia, płatności oraz wydatki,
• cykliczne faktury i automatyczne przypomnienia o płatnościach,
• rozbudowane REST API umożliwiające integrację z własnymi aplikacjami,
• możliwość instalacji na własnym serwerze lub w środowisku Docker.

Integracja z KSeF

Największą zmianą w stosunku do standardowej wersji Invoice Ninja jest pełna integracja z polskim systemem KSeF.

W przygotowanym przez nas rozwiązaniu użytkownik pracuje na wygodnym interfejsie Invoice Ninja, natomiast proces generowania faktury ustrukturyzowanej, jej wysłania do KSeF, pobrania numeru KSeF oraz UPO odbywa się automatycznie. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi korzystać z dodatkowych programów ani ręcznie przesyłać dokumentów do systemu Ministerstwa Finansów.

Darmowe korzystanie

Polska wersja Invoice Ninja jest udostępniana bezpłatnie na naszych serwerach. Użytkownik nie ponosi opłat licencyjnych za korzystanie z przygotowanych przez nas modyfikacji. Wystarczy założyć konto i rozpocząć pracę.

Kod źródłowy

Projekt rozwijany jest publicznie. Kod źródłowy oraz informacje dotyczące licencji znajdują się w serwisie GitHub:

https://github.com/artursuski76/InvNinDoc

Zapraszamy do zgłaszania uwag, propozycji nowych funkcji oraz współpracy przy dalszym rozwoju projektu.

Invoice Ninja PL rozróżnia:

• fakturę roboczą, 
• potwierdzenie sprzedaży (.pdf)
• fakturę ustrukturyzowaną KSeF (.xml)

Zrozumienie tej różnicy jest kluczowe dla prawidłowej pracy z systemem.

Przebieg procesu

1. Wystawienie faktury
   • Nowo utworzona faktura otrzymuje status Robocza.
   • Na tym etapie można dowolnie edytować jej dane.
2. Podgląd i pobieranie PDF
   • Z menu faktury można wyświetlić lub pobrać dokument w formacie PDF.
   • Dokument ten jest Potwierdzeniem sprzedaży, a nie fakturą w rozumieniu przepisów KSeF.
3. Brak skutków podatkowych
   • Faktura w statusie Robocza nie wywołuje skutków podatkowych.
   • Również wygenerowany z niej plik PDF (Potwierdzenie sprzedaży) nie stanowi faktury i nie powoduje powstania obowiązku podatkowego.
4. Wprowadzenie faktury do obiegu gospodarczego
   • Automatyczny proces wystawienia faktury rozpoczyna się dopiero w momencie:
     • wysłania do klienta pliku PDF z Potwierdzeniem sprzedaży, lub
     • oznaczenia w systemie, że faktura została wysłana (wprowadzona do obiegu gospodarczego).
5. Automatyczna obsługa KSeF
   • Po wprowadzeniu dokumentu do obiegu gospodarczego system automatycznie:
     • pobiera dane faktury,
     • generuje plik XML zgodny z wymaganiami KSeF,
     • przesyła fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur,
     • oczekuje na wynik przetwarzania,
     • pobiera Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
6. Zapis dokumentów
   • Po pomyślnym przetworzeniu przez KSeF w zakładce Dokumenty danej faktury zostają zapisane:
     • plik XML faktury wysłanej do KSeF,
     • wizualizacja faktury w formacie PDF,
     • plik z kodem QR,
     • Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
7. Udostępnianie dokumentów klientowi
   • Wszystkie dokumenty zapisane w zakładce Dokumenty można pobierać i przekazywać klientowi dowolnym kanałem komunikacji (np. pocztą elektroniczną, komunikatorem lub poprzez własny system obiegu dokumentów).

Konfiguracja KSeF

Automatyczna wysyłka faktur do KSeF wymaga wcześniejszego skonfigurowania połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur.

Szczegółowa instrukcja konfiguracji znajduje się w rozdziale:

Konfiguracja KSeF (wstaw odnośnik do odpowiedniej części dokumentacji).

Ważne

Obecnie z poziomu Invoice Ninja PL wiadomość e-mail może zawierać wyłącznie Potwierdzenie sprzedaży. System nie wysyła automatycznie faktury ustrukturyzowanej KSeF do klienta ani jej wizualizacji PDF.

Po zakończeniu procesu w KSeF właściwe dokumenty są dostępne w zakładce Dokumenty, skąd można je pobrać i przekazać odbiorcy.